Eine GmbH verschwindet nicht dadurch, dass der Geschäftsbetrieb eingestellt, das Büro geräumt und der letzte Vertrag gekündigt wurde. Das Handelsregister zeigt sich von solchen praktischen Tatsachen bemerkenswert unbeeindruckt.
Soll eine GmbH regulär beendet werden, müssen Auflösung, Liquidation und Löschung rechtlich und organisatorisch sauber aufeinanderfolgen. Während dieser Zeit braucht die Gesellschaft einen Liquidator. Er vertritt die GmbH in Liquidation, beendet ihre Geschäfte, erfüllt ihre Verpflichtungen und bereitet schließlich die Löschung vor.
Diese Aufgabe kann ein bisheriger Geschäftsführer übernehmen. Die Gesellschafter können jedoch auch einen externen Liquidator bestellen. Ein professioneller Liquidationsservice entlastet besonders dann, wenn intern Zeit, Erfahrung oder die nötige Distanz für eine geordnete Abwicklung fehlen.
Im Alltag werden die Begriffe häufig vermischt. Rechtlich bezeichnen sie unterschiedliche Schritte.
Die Auflösung ist der förmliche Beginn des Beendigungsverfahrens. Wird sie von den Gesellschaftern beschlossen, ist nach § 60 Abs. 1 Nr. 2 GmbHG grundsätzlich eine Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen erforderlich, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt.
Die Liquidation ist die anschließende Abwicklungsphase. Die GmbH besteht in dieser Zeit weiter, verfolgt aber nicht mehr ihren bisherigen Unternehmenszweck. Ihr Zweck besteht nun darin, die laufenden Geschäfte zu beenden, Gläubiger zu befriedigen, Forderungen einzuziehen und das verbleibende Vermögen zu verteilen.
Die Löschung steht am Ende. Erst wenn die Liquidation abgeschlossen, die Schlussrechnung gelegt und die Löschung im Handelsregister eingetragen wurde, ist die Gesellschaft grundsätzlich beendet.
Aus einem operativen Unternehmen wird somit zunächst eine „GmbH i. L.“. Das Kürzel bedeutet „in Liquidation“ und ist unter anderem auf Geschäftsbriefen anzugeben. Drei Buchstaben, hinter denen meist deutlich mehr Arbeit steckt.
Nach § 66 GmbHG übernehmen grundsätzlich die bisherigen Geschäftsführer die Liquidation. Der Gesellschaftsvertrag oder ein Beschluss der Gesellschafter kann diese Aufgabe jedoch anderen Personen übertragen.
Damit kann eine geeignete externe natürliche Person zum Liquidator bestellt werden. Für ihre Auswahl gelten gesetzliche Ausschlussgründe, die teilweise den Anforderungen an Geschäftsführer entsprechen. Die Bestellung und die Vertretungsbefugnis müssen zum Handelsregister angemeldet werden.
Ein externer Liquidator ist dabei nicht nur ein Berater am Rand des Verfahrens. Er wird zum gesetzlichen Vertretungsorgan der GmbH in Liquidation und übernimmt die damit verbundenen Rechte und Pflichten. Er handelt im Namen der Gesellschaft, kommuniziert mit Gläubigern und Vertragspartnern und verantwortet die ordnungsgemäße Abwicklung.
Die Entscheidung, die GmbH aufzulösen, trifft er hingegen nicht anstelle der Gesellschafter. Der Liquidator übernimmt den Prozess, nicht die Gesellschafterrolle.
Die gesetzlichen Kernaufgaben ergeben sich aus § 70 GmbHG. Danach haben Liquidatoren insbesondere:
Zur Beendigung schwebender Geschäfte dürfen sie auch neue Geschäfte eingehen. Das bedeutet jedoch nicht, dass die GmbH während der Liquidation noch einmal ein neues Geschäftsmodell ausprobieren sollte. Neue Geschäfte müssen dem Abwicklungszweck dienen.
In der Praxis kommen weitere Aufgaben hinzu. Dazu gehören beispielsweise die Koordination der Handelsregisteranmeldungen, der Gläubigeraufruf, die Kommunikation mit Banken, Behörden und Vertragspartnern, die Kündigung laufender Verträge sowie die Abstimmung mit Notariat und Steuerberatung.
Außerdem müssen für den Beginn der Liquidation eine Eröffnungsbilanz und ein erläuternder Bericht erstellt werden. Für jedes weitere Geschäftsjahr sind grundsätzlich Jahresabschlüsse aufzustellen. Die steuerlichen Pflichten der GmbH bestehen während der Liquidation fort.
Der genaue Ablauf richtet sich nach der Situation der Gesellschaft. Eine reguläre Liquidation lässt sich jedoch in fünf zentrale Phasen gliedern.
1. Ausgangslage prüfen
Vor dem Auflösungsbeschluss sollte geklärt werden, welche Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Verträge, Beschäftigungsverhältnisse, Forderungen und Rechtsstreitigkeiten bestehen.
Besonders wichtig ist die Prüfung, ob die Gesellschaft zahlungsfähig und nicht überschuldet ist. Eine freiwillige Liquidation darf nicht dazu verwendet werden, eine bestehende Insolvenzreife zu übergehen.
2. Auflösung beschließen und Liquidator bestellen
Die Gesellschafter beschließen die Auflösung und bestimmen, wer die Liquidation übernimmt. Anschließend werden die Auflösung, die Liquidatoren und ihre Vertretungsbefugnisse in öffentlich beglaubigter Form zum Handelsregister angemeldet.
Ab diesem Zeitpunkt tritt die Gesellschaft unter einem auf die Liquidation hinweisenden Zusatz auf, üblicherweise „GmbH i. L.“.
3. Gläubiger aufrufen und Sperrjahr starten
Die Liquidatoren müssen die Auflösung im Bundesanzeiger und gegebenenfalls in weiteren gesellschaftsvertraglich bestimmten Medien veröffentlichen. Gleichzeitig sind die Gläubiger aufzufordern, ihre Ansprüche anzumelden.
Mit dieser Veröffentlichung beginnt das gesetzliche Sperrjahr nach § 73 GmbHG. Es beginnt nicht bereits mit dem Auflösungsbeschluss oder der Handelsregistereintragung.
Während des Sperrjahres darf grundsätzlich kein Gesellschaftsvermögen an die Gesellschafter verteilt werden. Zudem müssen die Schulden der Gesellschaft getilgt oder gesichert sein. Das Sperrjahr ist keine einjährige Bedenkzeit. Es ist eine Schutzfrist für Gläubiger.
4. Gesellschaft abwickeln
Während des Sperrjahres wird nicht bloß gewartet. Der Liquidator beendet Verträge, zieht Forderungen ein, reguliert Verbindlichkeiten, verwertet Vermögensgegenstände und bearbeitet offene rechtliche oder organisatorische Vorgänge.
Parallel müssen Buchführung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und sonstige Pflichten weitergeführt werden. Die Gesellschaft bleibt bis zu ihrer Beendigung eine bestehende juristische Person.
5. Restvermögen verteilen und Löschung anmelden
Nach Ablauf des Sperrjahres und nach Befriedigung oder Sicherung der Gläubiger kann das verbleibende Vermögen nach Maßgabe von § 72 GmbHG an die Gesellschafter verteilt werden.
Ist die Abwicklung beendet und die Schlussrechnung gelegt, meldet der Liquidator den Schluss der Liquidation zum Handelsregister an. Anschließend wird die GmbH gelöscht. Ihre Bücher und Unterlagen müssen nach § 74 GmbHG noch zehn Jahre aufbewahrt werden.
Eine reguläre Liquidation dauert damit grundsätzlich mindestens bis zum Ablauf des Sperrjahres und häufig länger. Ein gesetzliches Verfahren wird nicht dadurch schneller, dass man es „Express-Löschung“ nennt.
Vor und während der Liquidation muss die wirtschaftliche Lage der Gesellschaft fortlaufend beobachtet werden. Wird die GmbH zahlungsunfähig oder überschuldet, kann eine Insolvenzantragspflicht entstehen.
Nach § 15a InsO müssen die Mitglieder des Vertretungsorgans oder die Abwickler den Antrag ohne schuldhaftes Zögern stellen. Das Gesetz nennt hierfür Höchstfristen von drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit und sechs Wochen nach Eintritt der Überschuldung. Diese Zeiträume sind keine frei verfügbaren Wartefristen.
Ein seriöser Liquidationsservice prüft daher bereits zu Beginn, ob eine freiwillige Liquidation überhaupt das richtige Verfahren ist. Zeichnet sich später eine Insolvenzreife ab, muss darauf angemessen reagiert werden.
Ein Hinweis auf dem Briefkopf macht aus einer insolventen GmbH keine regulär liquidierbare Gesellschaft. Er macht das Problem nur ordentlich beschriftet.
Ein externer Liquidator kann insbesondere sinnvoll sein, wenn:
Die externe Besetzung schafft klare Zuständigkeiten. Sie ändert jedoch nichts daran, dass die Mitwirkung der Gesellschafter sowie regelmäßig die Zusammenarbeit mit Notariat, Steuerberatung und gegebenenfalls weiteren Spezialisten erforderlich bleibt.
Der konkrete Leistungsumfang sollte vor der Bestellung festgelegt und an die Situation der GmbH angepasst werden. Ein Liquidationsservice kann insbesondere umfassen:
K11 Consulting stellt für die Auflösung einer GmbH einen externen Liquidator und koordiniert die Abwicklung in Abstimmung mit den beteiligten Stellen. Die Verbindung aus externer Funktion, rechtlicher Projektsteuerung und strukturierter Dokumentation ist besonders dann hilfreich, wenn die Gesellschaft zwar beendet werden soll, intern aber niemand ein weiteres Langzeitprojekt sucht.
Je nach Hintergrund der Auflösung können außerdem Berührungspunkte mit gesellschaftsrechtlichen Umstrukturierungen oder dem M&A-Bereich von K11 bestehen.
Vor Beginn der Liquidation sollten mindestens folgende Fragen beantwortet sein:
Je vollständiger die Ausgangslage dokumentiert ist, desto planbarer wird das Verfahren. Überraschungen gehören zwar zum Wirtschaftsleben. Im Liquidationsplan müssen sie trotzdem keinen eigenen Tagesordnungspunkt bekommen.
Die Auflösung einer GmbH ist kein einzelner Registervorgang, sondern ein mehrstufiges Abwicklungsverfahren. Gläubigerschutz, Rechnungslegung, Steuerpflichten, Vertragsbeendigungen und die ordnungsgemäße Verteilung des Vermögens müssen bis zur Löschung koordiniert werden.
Ein externer Liquidator übernimmt dabei die gesetzliche Vertretung der GmbH in Liquidation und sorgt für klare Zuständigkeiten. Ein professioneller Liquidationsservice kann Gesellschafter und bisherige Geschäftsführer entlasten, ohne die gesetzlichen Anforderungen abzukürzen.
Eine Gesellschaft zu beenden, ist schließlich etwas anderes, als sie nur nicht mehr zu benutzen.