KI-Anwendungen kommen in Unternehmen selten mit einem feierlichen Einführungstermin an. Meist beginnen einzelne Beschäftigte mit einem Textgenerator, eine Fachabteilung testet ein Analysewerkzeug und die IT prüft parallel eine neue Plattform. Nach einigen Monaten sind zahlreiche KI-Systeme im Einsatz, aber niemand kann genau sagen, wer sie freigegeben hat und welche Regeln gelten.
Ein KI-Beauftragter kann diese verteilten Aktivitäten zusammenführen. Er schafft Transparenz, koordiniert Zuständigkeiten und unterstützt das Unternehmen dabei, Künstliche Intelligenz sicher, sinnvoll und rechtskonform einzusetzen. Dabei handelt es sich um eine wichtige Governance-Funktion, nicht um ein gesetzlich vorgeschriebenes Amt für jedes Unternehmen.
Ein KI-Beauftragter, häufig auch AI Officer genannt, ist eine zentrale organisatorische Anlaufstelle für den Einsatz von KI im Unternehmen. Die Funktion verbindet Geschäftsführung, IT, Datenschutz, Informationssicherheit, Compliance und Fachabteilungen.
Die Bezeichnung ist rechtlich nicht definiert. Entsprechend gibt es weder ein verbindliches Aufgabenprofil noch eine vorgeschriebene organisatorische Form. Unternehmen können die Rolle intern oder extern besetzen, als Teilzeitfunktion ausgestalten oder in ein interdisziplinäres KI-Gremium einbinden.
Entscheidend ist weniger der Titel auf der Visitenkarte als die tatsächliche Einbindung in betriebliche Abläufe. Ein KI-Beauftragter ohne Informationen, Zuständigkeiten und Zugang zu den relevanten Abteilungen wäre vor allem eines: gut beschriftet.
Nein. Der EU AI Act verpflichtet Unternehmen nicht allgemein dazu, einen KI-Beauftragten oder AI Officer zu benennen. Anders als bei der Datenschutz-Grundverordnung und dem Datenschutzbeauftragten sieht die KI-Verordnung kein vergleichbares gesetzliches Amt für bestimmte Unternehmensgrößen oder Tätigkeiten vor.
Der AI Act verlangt jedoch, dass Anbieter und Betreiber die für sie geltenden Pflichten erfüllen. Dazu gehören je nach Rolle und eingesetztem KI-System beispielsweise Maßnahmen zur KI-Kompetenz, Dokumentationspflichten, menschliche Aufsicht sowie Vorgaben für das Risikomanagement. Die Verordnung schreibt damit Aufgaben vor, überlässt die interne Organisation aber weitgehend dem Unternehmen.
Ein KI-Beauftragter kann helfen, diese Pflichten systematisch zu koordinieren. Die Verantwortung der Geschäftsführung wird dadurch nicht übertragen. Eine neue Stellenbezeichnung ist schließlich noch keine gesellschaftsrechtliche Fernbedienung.
Das konkrete Aufgabenprofil richtet sich nach Größe, Branche, KI-Nutzung und Risikolage des Unternehmens. In der Praxis sind insbesondere folgende Tätigkeiten relevant:
Für die Rolle gibt es weder eine gesetzlich vorgeschriebene Ausbildung noch ein verpflichtendes Zertifikat. Ein Wochenendkurs allein macht deshalb noch keinen AI Officer. Umgekehrt muss die Funktion auch nicht zwingend mit einem promovierten Informatiker besetzt werden.
Erforderlich ist vielmehr eine belastbare Kombination aus technischem Grundverständnis, Kenntnissen des EU AI Act und einem Blick für die betrieblichen Abläufe. Hinzu kommen Berührungspunkte mit Datenschutz, Informationssicherheit, Vertragsmanagement und Compliance.
Ebenso wichtig sind organisatorische Fähigkeiten. Der KI-Beauftragte muss Informationen aus unterschiedlichen Abteilungen zusammenführen, Risiken verständlich erläutern und Entscheidungen dokumentieren können. Kommunikationsfähigkeit ist dabei keine freundliche Zugabe, sondern Teil der Stellenbeschreibung.
Die Funktionen berühren sich, verfolgen aber unterschiedliche Schwerpunkte:
Eine Person kann grundsätzlich mehrere Funktionen übernehmen. Vorher sollte jedoch geprüft werden, ob ausreichend Zeit, Fachkunde und Unabhängigkeit vorhanden sind und ob Interessenkonflikte entstehen. Besonders bei einem zugleich bestellten Datenschutzbeauftragten ist eine klare Abgrenzung der Aufgaben notwendig.
Damit die Funktion praktisch wirkt, benötigt der KI-Beauftragte ein schriftliches Mandat. Darin sollten Aufgaben, Befugnisse, Berichtswege und Schnittstellen festgelegt werden.
Zur organisatorischen Ausstattung gehören insbesondere:
Die Rolle sollte frühzeitig in Beschaffung, Entwicklung und Einführung von KI-Systemen eingebunden werden. Eine Prüfung kurz vor dem Produktivstart ist zwar besser als gar keine. Besonders elegant ist sie jedoch nicht.
Ein interner KI-Beauftragter kennt die Organisation, ihre Prozesse und die beteiligten Personen besonders gut. Gleichzeitig benötigt er ausreichend Zeit für die Funktion und muss sich kontinuierlich fachlich weiterbilden.
Ein externer AI Officer kann spezialisiertes Wissen, eine unabhängige Perspektive und bereits erprobte Governance-Strukturen einbringen. Das ist insbesondere für mittelständische Unternehmen interessant, bei denen der Aufbau einer vollständig eigenen Stelle nicht wirtschaftlich wäre.
Auch ein hybrides Modell ist möglich: Eine interne Ansprechperson koordiniert den betrieblichen Alltag, während externe Fachleute bei rechtlichen Bewertungen, Risikofragen, Schulungen und dem Aufbau der Governance unterstützen. K11 bietet hierfür eine externe AI-Officer-Funktion an, die sich an den tatsächlichen Strukturen des Unternehmens orientiert.
Der praktische Nutzen der Rolle steigt, sobald KI nicht mehr nur vereinzelt ausprobiert, sondern in relevante Geschäftsprozesse integriert wird. Das gilt insbesondere, wenn:
Welche konkreten Pflichten gelten, hängt dabei nicht allein von der verwendeten Technologie ab. Maßgeblich sind die Rolle des Unternehmens, der Einsatzzweck und die rechtliche Einordnung des Systems. Eine vertiefende Übersicht bietet unser Beitrag „EU AI Act: Welche Pflichten gelten für Ihr KI-System?“.
Sind KI-Beauftragter und AI Officer dasselbe?
In der Unternehmenspraxis werden beide Begriffe meist synonym verwendet. Da die Funktion gesetzlich nicht definiert ist, sollte das konkrete Aufgabenprofil immer ausdrücklich festgelegt werden.
Muss jedes Unternehmen einen KI-Beauftragten bestellen?
Nein. Der EU AI Act enthält keine allgemeine Pflicht zur Benennung eines KI-Beauftragten. Die Rolle kann dennoch sinnvoll sein, um gesetzliche und organisatorische Anforderungen gebündelt umzusetzen.
Kann der Datenschutzbeauftragte die Funktion übernehmen?
Das kann grundsätzlich möglich sein. Zuvor sollten jedoch Fachkunde, verfügbare Ressourcen, die notwendige Unabhängigkeit und mögliche Interessenkonflikte geprüft werden.
Braucht ein KI-Beauftragter eine Zertifizierung?
Nein. Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Zertifizierung. Entscheidend sind nachweisbare Fachkenntnisse und die Fähigkeit, KI-Governance im Unternehmen praktisch umzusetzen.
Trägt der KI-Beauftragte allein die Verantwortung für den KI-Einsatz?
Nein. Die Funktion koordiniert und unterstützt. Strategische Entscheidungen und die Gesamtverantwortung verbleiben bei der Geschäftsführung und den jeweils zuständigen betrieblichen Stellen.
Ein KI-Beauftragter ist kein gesetzlich vorgeschriebenes Standardamt. Er kann jedoch eine entscheidende organisatorische Lücke schließen: zwischen technischen Möglichkeiten, rechtlichen Anforderungen und der tatsächlichen Nutzung von KI im Unternehmen.
Damit die Rolle mehr ist als ein Titel, braucht sie klare Aufgaben, belastbare Befugnisse und feste Schnittstellen. Richtig aufgestellt sorgt der KI-Beauftragte dafür, dass KI nicht unbemerkt durch die Organisation wandert, sondern nachvollziehbar gesteuert wird. Governance ordnet schließlich am besten, wenn sie weiß, was eigentlich im Haus unterwegs ist.