Ein Unternehmen hat eine KI-Richtlinie, einige freigegebene Anwendungen und klare Vorstellungen zum Umgang mit vertraulichen Informationen. Trotzdem bleibt eine entscheidende Frage offen: Welche KI-Werkzeuge werden im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt?
Zwischen beschlossener Regel und gelebter Praxis kann eine beträchtliche Lücke liegen. Genau hier setzt unsere Partnerschaft mit Colchix an. Gemeinsam wollen wir Unternehmen dabei unterstützen, Shadow AI sichtbar zu machen und KI-Nutzung nachvollziehbar zu steuern.
Die Verbindung ist bewusst praktisch: Colchix bringt die technische Perspektive auf eingesetzte KI-Anwendungen ein. K11 Consulting unterstützt dabei, die Erkenntnisse zu bewerten und daraus passende Regeln, Verantwortlichkeiten und Maßnahmen zu entwickeln.
Shadow AI, auch Schatten-KI genannt, bezeichnet die berufliche Nutzung von KI-Anwendungen außerhalb der vorgesehenen Freigabe- und Governance-Prozesse. Dazu können private Chatbot-Konten ebenso gehören wie nicht geprüfte KI-Funktionen in bereits verwendeter Software.
Das muss nicht aus bewusster Missachtung betrieblicher Regeln entstehen. Manchmal fehlt eine geeignete Alternative, manchmal ein verständlicher Freigabeprozess. Und gelegentlich bekommt ein vertrautes Programm neue KI-Funktionen, bevor sich im Unternehmen jemand mit deren Auswirkungen beschäftigt hat.
Für Verantwortliche entsteht dadurch ein Informationsproblem: Welche Werkzeuge verarbeiten welche Informationen, unter welchen Bedingungen und für welche Aufgaben?
Eine Richtlinie beantwortet diese Fragen nicht allein. Sie weiß schließlich nicht, welcher zusätzliche Browser-Tab gerade geöffnet wurde.
Colchix entwickelt eine Plattform, die KI-Nutzung im Unternehmen sichtbar machen, sensible Informationen schützen und Nachweise für die Governance bereitstellen soll. Dabei betrachtet der Anbieter sowohl eigenständige KI-Assistenten als auch KI-Funktionen innerhalb anderer Anwendungen.
Die öffentlich beschriebene Plattform umfasst drei Bausteine:
Colchix betont außerdem die europäische Ausrichtung seiner Infrastruktur. Welche Funktionen und Integrationen im jeweiligen Unternehmen verfügbar und geeignet sind, muss für den konkreten Einsatz geklärt werden.
Der interessante Ansatz besteht darin, Erkennung, Schutz und Dokumentation zusammenzuführen. Unternehmen erhalten damit nicht nur Hinweise auf mögliche Risiken, sondern eine technische Grundlage, an die ihre organisatorischen Prozesse anknüpfen können.
Ein erkanntes KI-Werkzeug ist noch kein bewerteter Anwendungsfall. Und eine technische Warnung entscheidet nicht selbst, welche Konsequenzen im Unternehmen angemessen sind.
Hier bringt K11 Consulting seine Arbeit an den Schnittstellen von KI-Governance, Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance ein. Die Partnerschaft ist deshalb nicht lediglich als Empfehlung einer zusätzlichen Software gedacht. Colchix kann als technischer Baustein in die laufende Begleitung unserer Kunden eingebunden werden.
Im Rahmen einer AI-Officer-Funktion können Erkenntnisse über die tatsächliche Nutzung beispielsweise helfen, ein KI-Inventar zu ergänzen, Prüfungen anzustoßen und offene Freigaben zu koordinieren. Die zuständigen Stellen im Unternehmen entscheiden anschließend über den zulässigen Einsatz.
Für die Datenschutzberatung und eine externe Datenschutzbeauftragten-Funktion können die Informationen wichtige Anhaltspunkte für Beratung und Kontrolle liefern: Wo werden personenbezogene Daten verarbeitet? Welche Anbieter sind beteiligt? Welche Schutzmaßnahmen müssen näher untersucht werden?
So treffen technische Informationen auf fachliche Einordnung. Erst dieses Zusammenspiel macht aus einer Auffälligkeit einen bearbeitbaren Vorgang.
Eine bessere Grundlage für Entscheidungen. Wer KI-Anwendungen bewerten soll, benötigt mehr als eine Liste offiziell beschaffter Lizenzen. Technische Erkenntnisse können die Bestandsaufnahme ergänzen und gezielte Rückfragen ermöglichen. Das hilft, Prioritäten nach dem tatsächlichen Einsatz zu setzen.
Klarere Wege zwischen Erkennung und Maßnahme. Wird eine bisher nicht geprüfte Anwendung sichtbar, sollte feststehen, wer sie bewertet und welche Informationen benötigt werden. K11 kann dabei unterstützen, solche Abläufe zu strukturieren. Eine Meldung soll schließlich nicht nur von einem Postfach ins nächste umziehen.
Gezieltere Unterstützung der Beschäftigten. Erkenntnisse über verwendete Werkzeuge können zeigen, wo praktische Orientierung fehlt. Daraus lassen sich verständliche Nutzungsvorgaben und passende KI-Schulungen entwickeln. Ziel ist ein nachvollziehbarer Weg zu geeigneten Anwendungen, nicht ein pauschales Misstrauen gegenüber jeder neuen Idee.
Eine besser nachvollziehbare Umsetzung. Technische Aufzeichnungen können organisatorische Unterlagen ergänzen. Für interne Überprüfungen lässt sich damit besser untersuchen, welche Kontrollen tatsächlich eingesetzt wurden und wo Anpassungsbedarf besteht. Die fachliche Bewertung und eine vollständige Dokumentation ersetzen sie nicht.
Der Nutzen liegt somit nicht allein in zusätzlicher Sichtbarkeit. Er entsteht dadurch, dass Unternehmen mit diesen Informationen etwas anfangen können.
Ein fiktives Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen hat einen KI-Assistenten freigegeben. In einzelnen Bereichen werden daneben weitere Werkzeuge genutzt, etwa für Übersetzungen, Gesprächszusammenfassungen oder die Vorbereitung von Angeboten.
Im Rahmen eines vorab abgestimmten und datenschutzrechtlich geprüften Piloten könnten durch Colchix erfasste Nutzungshinweise diese zusätzlichen Anwendungen sichtbar machen. K11 würde gemeinsam mit den zuständigen Fachbereichen klären, welche Aufgaben damit erledigt werden und welche Informationen betroffen sind.
Die Ergebnisse können unterschiedlich ausfallen. Ein Werkzeug kommt nach Prüfung für eine begrenzte Freigabe infrage. Bei einem anderen fehlen ausreichende Informationen zur Datenverarbeitung. Eine dritte Anwendung erfüllt einen Bedarf, der durch die bereits freigegebene Lösung abgedeckt werden kann.
Daraus entstehen konkrete Maßnahmen: eine begründete Freigabe, eine vorläufige Nutzungsbeschränkung oder eine gezielte Einweisung in eine geeignete Alternative.
Dieses Beispiel beschreibt einen möglichen Ablauf, keinen bereits umgesetzten Kundenfall. Es zeigt aber den Kern der Partnerschaft: Colchix kann Hinweise liefern; K11 hilft, daraus nachvollziehbare Entscheidungen und praktikable Abläufe zu entwickeln.
Eine Plattform zur Erfassung von KI-Nutzung muss ihrerseits sorgfältig eingeführt werden. Wenn Nutzungsdaten Beschäftigten zugeordnet werden können, sind insbesondere Zweck, Rechtsgrundlage, Zugriffsrechte, Speicherfristen und Information der Betroffenen zu klären. Es sollten nur die für den festgelegten Zweck erforderlichen Daten verarbeitet werden.
Besteht ein Betriebsrat, sind außerdem einschlägige Mitbestimmungsrechte bei technischen Einrichtungen zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle zu berücksichtigen.
Auch technische Schutzverfahren benötigen eine passende Einordnung: Reversible Tokenisierung ist nicht automatisch eine Anonymisierung. Ebenso beantwortet ein europäischer Speicherort allein noch nicht sämtliche Datenschutzfragen.
Genau deshalb ist die Verbindung mit Beratung sinnvoll. Nicht möglichst viele Informationen zu sammeln, sondern die richtigen Informationen unter geeigneten Bedingungen zu nutzen, sollte das Ziel sein.
Am Anfang steht die Frage, was ein Unternehmen konkret verbessern möchte: die Übersicht über KI-Anwendungen, den Umgang mit sensiblen Informationen oder die Nachvollziehbarkeit bestehender Kontrollen.
Darauf aufbauend lassen sich ein begrenzter Einsatzbereich, Zuständigkeiten und Erfolgskriterien festlegen. Ein Pilot sollte unter anderem zeigen, welche Anwendungen erfasst werden, wie zuverlässig die Ergebnisse sind und welchen Aufwand die Bearbeitung der Hinweise verursacht.
Colchix kennzeichnet seine Plattform zum Stand dieses Beitrags als Private Beta. Verfügbarkeit, Funktionsumfang und technische Voraussetzungen sollten deshalb vor einem Einsatz konkret abgestimmt werden.
K11 kann die fachliche und organisatorische Vorbereitung begleiten. Der Umfang richtet sich danach, welche Unterstützung das Unternehmen bereits intern abdeckt und an welchen Stellen zusätzliche Expertise benötigt wird.
Unsere Partnerschaft mit Colchix bringt zwei Perspektiven zusammen, die sich bei der KI-Governance ergänzen: die technische Erfassung relevanter Nutzung und die fachliche Gestaltung eines verantwortungsvollen Umgangs damit.
Für Kunden kann daraus ein klarerer Weg entstehen: KI-Anwendungen erkennen, ihren Einsatz bewerten, geeignete Maßnahmen umsetzen und deren Wirkung überprüfen.
Software macht ein Unternehmen nicht automatisch rechtskonform. Beratung allein sieht wiederum nicht jeden technischen Vorgang. Gemeinsam können Colchix und K11 dabei helfen, diese Lücke zu verkleinern und sinnvolle KI-Nutzung besser zu organisieren.