Das Konzept soll morgen fertig sein. Die Kundenunterlagen sind umfangreich, das eigene KI-Konto ist griffbereit. Also werden Gesprächsnotizen, Kalkulationen und ein paar interne Dokumente hochgeladen. ChatGPT oder Claude liefern innerhalb weniger Minuten einen brauchbaren Entwurf.
Ein fiktives Beispiel, aber eine durchaus plausible Situation im Beratungsalltag. KI für Berater kann Recherche, Strukturierung und Konzeptarbeit erleichtern. Sobald dabei Informationen aus einem Kundenmandat verarbeitet werden, stellt sich jedoch eine andere Frage: Darf der Berater diese Daten überhaupt an den eingesetzten KI-Dienst weitergeben?
Die Antwort hängt nicht allein vom Werkzeug ab. Entscheidend sind die Daten, das konkrete Konto, die Vertragsbedingungen und die vereinbarten Befugnisse.
Rechtsstand: 12. Oktober 2026.
Nicht pauschal. Vor der Eingabe müssen insbesondere die vertragliche Zulässigkeit, der Schutz vertraulicher Informationen und die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen geklärt sein. Auch Produktversion und Einstellungen des KI-Dienstes gehören zur Prüfung.
Ein kostenpflichtiges persönliches Konto ist nicht automatisch eine freigegebene Unternehmenslösung. Umgekehrt ist nicht jede berufliche Nutzung eines persönlichen Kontos verboten. Eine allgemeine Gliederungsfrage ohne Kundeninformationen ist anders zu bewerten als der Upload einer vertraulichen Personalplanung.
Als praktische Regel gilt: Vertrauliche oder personenbezogene Kundendaten sollten nicht ohne vorherige Prüfung und die erforderlichen Freigaben in externe KI-Dienste gelangen.
In einem Beratungsprojekt können sehr unterschiedliche Informationen zusammenkommen: Ansprechpartner, Interviewnotizen, Leistungsbewertungen, Preise, Margen, Vertriebsstrategien oder geplante Umstrukturierungen.
Personenbezogene Daten unterliegen der DSGVO. Für ihre Verarbeitung und eine gegebenenfalls damit verbundene Übermittlung an einen KI-Anbieter muss eine tragfähige Rechtsgrundlage bestehen. Die Datenschutzkonferenz erläutert diese Anforderungen in ihrer Orientierungshilfe zu Künstlicher Intelligenz und Datenschutz.
Andere Informationen haben möglicherweise keinen Personenbezug und sind trotzdem vertraulich. Eine interne Preiskalkulation wird nicht dadurch frei verwendbar, dass keine Namen darin stehen. Erfüllt eine Information die gesetzlichen Voraussetzungen eines Geschäftsgeheimnisses, greift zusätzlich der Schutz des Geschäftsgeheimnisgesetzes. Dazu gehören insbesondere wirtschaftlicher Wert und angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen. Maßgeblich ist § 2 GeschGehG.
Datenschutz und Vertraulichkeit sind deshalb zwei Prüfungen. Die eine ersetzt die andere nicht.
Dass ein Kunde Unterlagen zur Verfügung stellt, bedeutet zunächst, dass sie für den vereinbarten Auftrag genutzt werden dürfen. Ob dafür externe KI-Dienste eingeschaltet werden können, ist eine weitere Frage.
Berater sollten insbesondere Geheimhaltungsvereinbarungen, Vorgaben zur Nutzung externer Dienstleister und projektspezifische KI-Regeln prüfen. Eine Pflicht zur Geheimhaltung kann der Weitergabe entgegenstehen. Für Geschäftsgeheimnisse enthält § 4 GeschGehG entsprechende Handlungsverbote.
Auch vertragliche Schadensersatzansprüche können in Betracht kommen. Sie entstehen allerdings nicht automatisch durch jeden fehlerhaften Prompt. Entscheidend sind unter anderem eine Pflichtverletzung, deren Vertretenmüssen und ein dadurch entstandener Schaden. Das ergibt sich aus § 280 BGB.
Der Kunde hat Unterlagen übergeben. Eine Generalvollmacht für jeden Upload war nicht zwingend dabei.
„Ich habe das Training deaktiviert“ ist eine wichtige Information. Eine vollständige Prüfung ist es nicht.
Für ChatGPT Business und Enterprise erklärt OpenAI, Geschäftsdaten standardmäßig nicht zum Modelltraining zu verwenden. Persönliche Angebote und Unternehmensangebote sind dennoch unterschiedliche Produkte mit unterschiedlichen Schutz- und Verwaltungsfunktionen. Das zeigen die offiziellen OpenAI-Produktinformationen.
Auch Anthropic unterscheidet zwischen Verbraucherangeboten wie Claude Free, Pro und Max sowie kommerziellen Angeboten. Für Verbraucherangebote beschreibt Anthropic mehrere Voraussetzungen, unter denen Chats zur Verbesserung von Modellen verwendet werden können, unter anderem Einstellungen und ausdrücklich übermittelte Rückmeldungen. Entscheidend sind die jeweils geltenden Angaben zur Datennutzung.
Unabhängig vom Training verarbeitet der Dienst die Eingaben zur Bearbeitung der Anfrage. Speicherung, Zugriffe, Löschung, eingebundene Dienste und mögliche Drittlandübermittlungen bleiben zu prüfen.
Kein Modelltraining bedeutet deshalb weder „keine Datenverarbeitung“ noch „vom Kunden erlaubt“. Auch ein Unternehmensangebot ersetzt die Prüfung des konkreten Einsatzes nicht.
Ein Berater kann vertraglich Auftragnehmer sein, ohne datenschutzrechtlich als Auftragsverarbeiter zu handeln. Die Begriffe beschreiben unterschiedliche Beziehungen.
Für die datenschutzrechtliche Einordnung ist maßgeblich, wer bei der jeweiligen Verarbeitung über Zwecke und wesentliche Mittel entscheidet. Je nach Tätigkeit und tatsächlicher Einbindung kommen unterschiedliche Rollen in Betracht. Eine Vertragsüberschrift allein entscheidet darüber nicht. Diese Abgrenzung erläutern die Leitlinien des Europäischen Datenschutzausschusses zu Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern.
Handelt der Berater als Auftragsverarbeiter und wird der KI-Anbieter als weiterer Auftragsverarbeiter eingesetzt, sind insbesondere die Weisungen des Kunden, die erforderliche vorherige schriftliche Genehmigung und die vertragliche Absicherung zu beachten. Eine solche Genehmigung kann gesondert oder allgemein erteilt werden. Die Grundlage ist Artikel 28 DSGVO.
Eine Freigabe des Kunden ersetzt außerdem nicht die notwendige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten oder Geschäftspartnern.
Nicht unbedingt. Position, Standort, Projektbeschreibung und besondere Ereignisse können eine Person auch ohne Namensnennung identifizierbar machen. Darauf weist die Datenschutzkonferenz ausdrücklich hin.
Pseudonymisierte Daten bleiben grundsätzlich personenbezogene Daten. Und unabhängig davon kann ein Dokument weiterhin vertrauliche Unternehmensinformationen enthalten.
Für Berater ist deshalb häufig die bessere Lösung, die Aufgabe zunächst vom Kundenmaterial zu trennen. Eine KI kann beispielsweise eine allgemeine Workshop-Struktur entwickeln, ohne die tatsächlichen Interviewprotokolle zu erhalten. Kundenspezifische Inhalte werden anschließend in der freigegebenen Umgebung ergänzt.
Auch Dateiinhalte sollten vor einem Upload geprüft werden: Kommentare, ausgeblendete Tabellenblätter oder zusätzliche Informationen können mehr preisgeben als die sichtbare erste Seite.
Ein sinnvoller KI-Einsatz beginnt bei der Auftragsklärung. Vier Fragen sollten Berater und Kundenunternehmen gemeinsam beantworten:
Ein besser gestalteter Ablauf könnte so aussehen: Ein Interim Manager nutzt die vom Kunden geprüfte Unternehmensumgebung. Für einen Konzeptentwurf verwendet er nur die erforderlichen, freigegebenen Informationen. Anschließend überprüft er die Ergebnisse fachlich und ergänzt sie anhand der Originalunterlagen.
Das ist mehr Vorbereitung als ein spontaner Upload. Dafür lässt sich später erklären, was tatsächlich passiert ist.
Ein versehentlicher Upload sollte zügig aufgeklärt werden. Welche Inhalte wurden übermittelt? In welches Konto? Welche Einstellungen und angebundenen Dienste waren aktiv? Welche Möglichkeiten zur Löschung oder Einschränkung bestehen?
Die zuständigen Ansprechpartner sollten nach dem vereinbarten Verfahren informiert und Maßnahmen dokumentiert werden. Das Löschen des sichtbaren Chats allein belegt nicht, dass sämtliche Verarbeitungsspuren beim Anbieter sofort verschwunden sind.
Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten muss ein Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich informieren. Dieser bewertet insbesondere, ob eine Meldung an die Aufsichtsbehörde erforderlich ist. Für meldepflichtige Fälle sieht Artikel 33 DSGVO eine unverzügliche Meldung und möglichst eine Frist von 72 Stunden ab Bekanntwerden vor.
Nicht jeder unzulässige KI-Einsatz löst automatisch eine Behördenmeldung aus. Eine Prüfung des konkreten Vorfalls ist aber erforderlich.
Berater brauchen keine juristische Einzelfallentscheidung für jede allgemeine Formulierungsfrage. Sie brauchen verständliche Grenzen und einen erreichbaren Freigabeprozess für sensible Fälle.
Praxisbezogene KI-Schulungen können diese Unterscheidungen vermitteln. Ein interner oder externer AI Officer kann zugelassene Anwendungen, Zuständigkeiten und Kontrollen koordinieren. Die Rolle ist dabei eine organisatorische Unterstützung, keine pauschale gesetzliche Pflicht für jedes Unternehmen.
K11 Consulting verbindet diese Governance-Arbeit mit Datenschutz und Informationssicherheit. Die K11 Rechtsanwaltsgesellschaft kann die rechtliche Prüfung von Verträgen und Vertraulichkeitsregelungen ergänzen.
KI kann Beratungsarbeit beschleunigen. Sie erweitert aber nicht automatisch die Befugnisse des Beraters.
Wer Kundendaten verwenden möchte, sollte vorab klären, welche Informationen in welcher Umgebung für welchen Zweck verarbeitet werden dürfen. Vertragsprüfung, Datenschutz, Vertraulichkeit und fachliche Kontrolle gehören dabei zusammen.
Die entscheidende Frage lautet nicht nur: „Kann die KI daraus ein Konzept machen?“ Sondern auch: „Darf ich ihr dieses Material geben?“